Digitalizációs megoldások kis- és középvállalatok számára
A modern nagyvállalatok folyamatai elképzelhetetlenek magas fokú digitalizálás és automatizálás nélkül. A sikeres üzletmenet alapjai a minél szélesebbkörű adatgyűjtés, a rendelkezésre álló adatok rendszerezése, hatékony felhasználása és hosszú távú, biztonságos tárolása. Hogyan valósítható ez meg magyar körülmények között, kis-és középvállalatok esetében, elérhető áron? Milyen újfajta előnyöket kínál a folyamatok automatizálása, az integrált adatáramlás? Hogyan működik egy digitalizált vállalat ma?
Dokumatik: hazai fejlesztésű rendszerek - hazai cégek kihívásaira
A magyar cégvezetőket sújtó mindennapi adminisztrációs terheket nem könnyű orvosolni multinacionális vagy nagyvállalati folyamatokra optimalizált, nagynevű szoftverekkel. Ráadásul ezek testreszabása vagyonokba kerül, mire végre megfelelnek egy átlagos méretű magyar vállalat igényeinek.
Mi könnyen implementálható, széles körben használható megoldást kerestünk – a költséghatékonyságot szem előtt tartva.
Így született meg a Dokumatik.
Ideje véget vetni az adminisztrációs frusztrációnak
A legtöbb cégvezető nap mint nap átéli, hogy tekintélyes méretű dokumentum- és számlakupacon kell átrágnia magát, ahelyett, hogy a cég építésével, jövőbemutató stratégiákkal töltené idejét.
Különösen bosszantó, amikor egy beszállító régebbi számláit, pénzügyi dokumentumait kell Excel táblákban, e-mail inboxokban és az átláthatatlan papírarchívumban felkutatni.
Eljött a digitális transzformáció ideje: a Dokumatik már a bevezetés évében rengeteg időt és munkaerő-költséget takarít meg cégének.
Papírmentes iroda, nem csak „papíron”
2020-ban már senki sem szeretne papírdokumentumokkal és kinyomtatott számlákkal vesződni, mégis a Dokumatik az első olyan megoldás, amely képes teljesen kiiktatni a vállalkozások életét bénító papírfüggést.
A NAV által is elfogadott, átlátható, minden részletében kereshető, felhőalapú digitális archívumot biztosít a bejövő számláknak és a kapcsolódó dokumentumoknak.
Így nincs szükség többé a papírdokumentumok megőrzésére, tárolására.
Aláírás? Jóváhagyás? Tudja le pár kattitással!
A Dokumatik segítségével párkattintásos műveletté automatizálható minden jóváhagyási kör, ezért nem lassítja le a folyamatokat, ha Ön vagy más döntéshozó kolléga éppen irodán kívül tartózkodik.
Okostelefonja segítségével könnyedén elintézhet mindent pár perc alatt, miközben tökéletes kontrollt élvez a digitalizált dokumentumok és folyamatok felett, mindenkor valós állapotokat látva cége pénzügyi helyzetéről.
A Dokumatik legfontosabb előnyei
Automatizált jóváhagyási folyamat
Minden egyes beérkező számla, szerződés, pénzügyi dokumentum előre beállított jóváhagyási folyamaton halad át, akár több jóváhagyót is érintve. A dokumentumok megtekintése, kommentálása, jóváhagyása vagy elutasítása okostelefonról is működik.
NAV által elfogadott számlaarchívum
A Deloitte által auditált archiválási rendszer biztonságosan tárolja a dokumentumokat a megőrzési kötelezettség végéig. A Dokumatik digitális tárolási rendszere jelenleg az egyetlen, amit a NAV kérdés nélkül elfogad.
Intelligens OCR keresés
A beérkező számlákat, dokumentumokat a legfejlettebb szövegfelismerő rendszer dolgozza fel. Intelligens öntanuló funkciója révén az eltérő formátumú számlákon is rögtön megtalálja a keresett információkat.
További hasznos funkciók
Dokumentumcsomagok kezelése
Nemcsak számlát, hanem a kapcsolódó szállítólevelet, megrendelőt, szerződést is képes "egyben" kezelni.
Korlátlan számú felhasználó
Nem limitáljuk a felhasználók számát: a cég bármennyi dolgozója használhatja a Dokumatikot.
Könyvelésre kész metaadatok
A könyvelésre szánt dokumentumok a könyvelőprogramba rögtön importálható formátumban hívhatók le.
Ügyfeleink véleménye
Már több, mint 49 hazai cég választotta a Dokumatikot
"Az AQ Solutions Kft. üzleti megoldásai segítségével sikerült a folyamataink nagy részét automatizálnunk."
"A Dokumatik segítségével az adminisztráció gyorsabbá, hatékonyabbá vált."
A Dokumatik csapata
Pénzügyi vezetői és felsővezetői tapasztalatokkal rendelkező, e területeken évtizedeket eltöltő munkatársak alkotják csapatunk magját.
A hazai cégvezetésben észlelt lassú, kikerülhetetlen és körülményes adminisztrációs folyamatok, és a multik által használt nagynevű dokumentum-automatizációs rendszerek tanulmányozása során arra ébredtünk rá, hogy nem létezik kifejezetten a hazai vállalati igényekre szabott, költséghatékony megoldás a beérkező számlák, dokumetumok hatékony feldolgozására, rendszerezésére.
Ezért döntöttünk a Dokumatik kifejlesztése mellett, mely a hazai KKV-k legtöbb adminisztrációs problémájára újszerű és gyors digitális megoldást nyújt, könnyebbé téve ezzel a vezetők és a cégben dolgozók mindennapjait, miközben tetemes idő- és munkaerőköltséget segít megtakarítani.
Gyakran ismételt kérdések
Automatizálás alatt a vállalati adminisztrációs folyamatok olyan átalakítását értjük, amikor az élőmunka helyét gépi folyamatok veszik át. Ez lehet fizikai mozgatás (pl. számla-jóváhagyásnál fizikai mozgatás helyett digitális workflow), vagy személyesen végzett ismétlődő művelet (pl. számlaadat-egyeztetés).
Az adminisztráció automatizálása következő előnyökkel jár:
- A folyamat átláthatóvá, tervezhetővé válik, nincsenek elfekvő, később aránytalanul nagy problémát okozó, elfelejtett tételek. Végre rend és transzparencia lesz a területen.
- A bejövő számlákon érkező információk 1-2 napon belül a rendszerben vannak, egyedileg vagy összegében riportálhatóak. Az ad-hoc cash flow management immár a múlté, a kintlévőség tervezhetővé válik.
- A kézi rögzítésekből adódó (meglepően nagy arányú) hibák, elütések megszűnnek.
- És még számos egyéb gyakorlati, hatékonyságfokozó előny, amelyre a legtöbb, hagyományosan működő kkv nem is gondol.
A Dokumatik éppen a felsővezetőknek kínálja a legtöbbet – a több, másra fordítható személyes időt. Az időigényes jóváhagyások, áttekintések, rovancsok ideje lejárt.
- A Dokumatikkal a számlajóváhagyások legfeljebb másodperceket vesznek el az életéből: a kérelem online érkezik a mobiljára, azonnal áttekinthető, Ön valóban döntési helyzetben van, még ha fizikailag a világ másik felén tartózkodik is.
- A lecsökkent adminisztráció ugyanakkor nem jelenti a kontroll, az áttekinthetőség csökkenését – sőt! A költések áttekinthetőek, könnyen csoportosíthatóak, összegezhetőek másodpercek alatt, akár napjában többször is.
A NAV által kötelezően előírt digitális számla minimális követelménye egy olyan PDF előállítása, amely hivatalosított (digitális aláírás, időbélyeg). Ugyan előfordul már XML alapú számlaküldés is, ahol a számlán szereplő adatok metaadatként érkeznek (tehát a fogadó fél könyvelési programja el tudja olvasni), az esetek túlnyomó többségében a számla nem így, hanem PDF-ként érkezik. Ezt az iktatáshoz és könyveléshez még el kell olvasni. Nem beszélve a megőrzési kötelezettségről – ami miatt a legtöbben ezt a típusú számlát kinyomtatva tárolni kénytelenek. A Dokumatik a következőket végzi digitális módon, automatikusan:
- iktatás
- olvasás (kép alapú információ intelligens feldolgozása, metaadattá alakítása)
- egyeztetés (az elolvasott adatok összevetése – pl. egy számla adatait a rendelés adataival)
- adatfeldolgozás és riportolás az elovasott adatok alapján (pl. forgalom egy beszállítóra)
- archiválás papír nélkül (megoldásunk a Deloitte által auditált, NAV által elfogadott)
- kontírozás
- automatikus könyvelés a kiválasztott könyvelő szoftverben
A Dokumatik felhőmegoldások szolgáltatója külön erre dedikált rendszerrel rendelkezik. Rendszeresen auditált rendszere külső támadások és véletlen incidensek ellen lényegesen nagyobb védelemmel rendelkezik, mint a legtöbb kis- és középvállalat által használt tárhelyek. A felhő különböző használói tökéletesen elkülönítettek a rendszerben, az egyes felhasználó adatait kizárólag az ehhez a felhasználóhoz rendelt belépési kódok megadása után lehet elérni.
A felhasználó a megbízásából eltárolt adat kizárólagos tulajdonosa. A szerződéses viszony esetleges megszűnése esetén a Dokumatik üzemeltetője köteles a teljes adatállományt visszaszolgáltatni a felhasználónak.